Management Audit

MANAGEMENT AUDIT

 

1. Pengertian Management Audit

Management Audit merupakan suatu penilaian dari organisasi manajerial dan efisiensi dari suatu perusahaan, departemen, atau setiap entitas dan subentitas yang dapat diaudit. Penekanannya adalah untuk mencapai efisiensi yang lebih besar, efektifitas, dan ekonomisasi dalam usaha dan organisasi yang lain. Dalam aplikasi praktis yang berbeda, management audit (pemeriksaan manajemen) dikenal sebagai “Operational Auditing”, “Value-for-Money Auditing”, “Comprehensive Auditing”, “Performance Auditing”, dan “Systems Auditing”. Perbedaan antara istilah tersebut tidak jelas dan sering digunakan secara bergantian (Tunggal, 2003:10).

Definisi management audit menurut Hamilton (1986:11) berikut mendukung pernyataan tersebut, yaitu :

“The management audit technique covers a broad spectrum of procedures, methods of evaluation, policies and approaches. It is designed to analyze, evaluate, review and appraise the performance of the firm in relation to either a set of predetermined standards or some generally accepted rules or guidelines of the company.”

Pendapat Hamilton tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa teknik management audit meliputi spektrum yang luas dari prosedur, metode evaluasi, kebijakan dan pendekatan, yang dirancang untuk menganalisa, mengevaluasi, memeriksa dan menilai kinerja perusahaan terhadap standar yang sudah ditentukan sebelumnya atau beberapa kebijakan yang diterima umum atau garis pedoman perusahaan.

Definisi menurut Holmes dan Overmyer (1975) : “The management audit means the examination and evaluation of all information gathering functions and all phases of management functions and activities, in order to ascertain if operating are conducted in a effective and efficient manner.” Atau kalau diterjemahkan  manajemen audit mencakup penelitian dan evaluasi atas semua fungsi dari Manajemen, untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasi perusahaan telah dijalankan dengan cara yang efektif dan efisien.

Ramanathan (1990:298) mengungkapkan pendapatnya mengenai beberapa definisi management audit yaitu :

1.      Management audit adalah suatu pemeriksaan terhadap kondisi dan diagnosa atas defisiensi dengan rekomendasi sebagai koreksi terhadap hal tersebut. Pada dasarnya merupakan konsep yang membangun dan objektif dalam pendekatannya. Tujuannya adalah untuk membantu manajemen dalam meperbaiki posisinya dalam perusahaan. Hasil akhirnya adalah diagnosa atas kondisi kesehatan perusahaan dengan perhatian yang lebih difokuskan pada ‘apa’ yang membutuhkan peningkatan dan dengan rekomendasi yang jelas.

2.      Management audit merupakan suatu pendekatan dalam penemuan fakta yang sistematis yang memeriksa, menilai dan melaporkan pemahaman dan efektifitas dari tujuan, kebijakan, standar, struktur, prosedur dan pengendalian, untuk menyoroti pergeseran, pemborosan, birokrasi, dll., dan untuk mengidentifikasi area yang akan diperbaiki. Tujuannya adalah untuk menyoroti area-area permasalahan sehingga tindakan koreksi bisa dilakukan oleh karyawan lainnya baik didalam maupun diluar organisasi

Batra (1997) mendeskripsikan management audit sebagai berikut :
Management audit may be described as the audit for and of management, in the sense that, as top management does not have direct control over operations, so it is interested in ensuring that business operations are conducted in an efficient manner, decisions are based on information and made at appropriate levels of authority, assets are safeguards, operational efficiency is promoted and that the business is carried out in accordance with management instructions and policies….Management audit is being termed as ‘audit of management’. It signifies that management audit appraises the quality of top management.

Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa management audit merupakan audit untuk dan atas manajemen, dalam hal ini, karena top manajemen tidak mempunyai kendali langsung atas keseluruhan operasi, maka ia berkepentingan untuk memastikan bahwa operasi bisnis dilakukan dengan cara yang efisien, keputusan-keputusan berdasarkan informasi-informasi dan dibuat oleh otoritas level yang tepat, aset aman, efisiensi operasional meningkat dan bisnis dilakukan sesuai dengan instruksi dan kebijakan yang dibuat oleh manajemen….Dalam hal management audit sebagai audit atas manajemen, maka management audit digunakan untuk menilai kualitas dari top manajemen.

Sedangkan American Institute of Certified Public Accountant / AICPA :

“Management audit is a systematic review of an organization’s activities or of a stipulated segment of them, in relation to specified objectives for the purpose of :

• assesing performance

• identifying opportunities for improvement

• developing recommendations for improvement or further action”

Definisi tersebut dalam terjemahannya adalah pemeriksaan manajemen adalah suatu penelaahan yang sistematis terhadap aktivitas suatu organisasi, atau suatu segmen tertentu dalam hubungannya dengan tujuan tertentu, dengan maksud untuk :

• Menilai kegiatan                       

• Mengidentifikasikan berbagai kesempatan untuk perbaikan

• Mengembangkan rekomendasi bagi perbaikan atau tindakan lebih lanjut

Sehingga berdasarkan definisi yang kita kumpulkan di atas, audit manajemen mempunyai beberapa karakteristik penting. Karakter tersebut meliputi :

1.        Tujuan Pemeriksaan. Tujuan pemeriksaan manajemen adalah membantu semua peringkat manajemen dalam meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen dengan cara mengidentifikasikan aspek – aspek system dan prosedur serta rekomendasi kepada manajemen untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kehematan.

2.        Independensi. Agar manfaat pemeriksaan manajemen dapat dicapai, maka pemeriksaan tersebut harus bersifat independent.

3.        Pendekatan Sistematis. Dalam perencanaan dan pelaksanaan audit manajemen perlu digunakan pendekatan yang sistematis dan metode – metode yang konsisten.

4.        Kriteria Prestasi. Dengan kriteria prestasi pelaksanaan dapat dibandingkan dan dievaluasi.

5.        Bukti Pemeriksaan. Auditor harus dapat merencanakan dan melaksanakan prosedur yang dirancang untuk memperoleh bukti yang cukup untuk mendukung temuan – temuan dan kesimpulan – kesimpulan serta rekomendasi yang dibuatnya.

6.        Pelaporan dan Rekomendasi. Karakteristik yang membedakan antara audit manajemen dengan jenis audit lainnya adalah terletak pada laporan audit. Dalam audit manajemen , laporan audit menekankan pada temuan – temuan selama pemeriksaan, pembuatan kesimpulan, dan rekomendasi untuk meningkatkan system perencanaan dan pengendalian manajemen.

Selain itu audit manajemen juga  mempunyai beberapa karakteristik penting, yaitu    meliputi :

1.        Menjamin/memastikan pengendalian intern yang memadai.

2.        Menelaah keadaan catatan.

3.        Mencegah dan mendeteksi kecurangan.

4.        Memenuhi kewajiban hukum apabila ada.

5.        Memonitor prosedur pelaporan.

6.        Memperkuat keputusan manajemen.

7.        Melakukan pelaksanaan “value – of – money Appraisal”

A. Pentingnya management audit

Berikut adalah pendapat Theo Haiman dalam bukunya, Professional Management yang dikutip oleh Ramanathan (1990:292) berkaitan dengan munculnya kebutuhan akan management audit:

In connection with control of overall performance, management audits are becoming increasingly significant. Just as most companies make it a point to have their accounts audited at least once a year, some of the more progresive companies have recognized the importance of management audits. These audits are substantially different from those performed by public accountants and are not concerned with the verification of financial data. They are performed either for the top management, for the stockholders, or for other owners. Management audits provide a device for surveying the management of the enterprise critically and objectively from the broadest possible point of view. They start where the balance sheet audits leave off and are concerned with the examination of the organization and the operations of the enterprise from every aspect. At times, such an audit is undertaken by the management itself and even more frequently outside help is called up on.

Burrowes dan Persson (2000) juga mengungkapkan pendapat dari Banker yang menyatakan bahwa perusahan-perusahaan saat ini menggunakan ukuran kinerja non keuangan atas kualitas produk, kepuasan konsumen, dan pangsa pasar untuk mengevaluasi dan menilai kinerja manajemen karena ukuran-ukuran keuangan atas kinerja mungkin saja tidak sempurna dan terlalu banyak signal mengenai upaya manajemen, maka ukuran non keuangan bisa memberikan nilai tambah dengan mengurangi banyaknya signal tersebut dengan membuat kesimpulan-kesimpulan mengenai upaya-upaya yang dilakukan manajemen sebagai agent. Salah satu asumsi principal dalam agency theory adalah bahwa principal dan agent mempunyai tujuan dan sasaran yang bertentangan (Solomon dan Solomon, 2004:17). Dilihat dari perspektif agency theory, fungsi audit menyajikan suatu mekanisme tata kelola perusahaan yang penting dalam membantu shareholders dalam mengawasi dan mengendalikan manajemen perusahaan.

Modern Auditing saat ini penekanannya lebih pada pada pemeriksaan internal yang digunakan untuk mengevaluasi efisiensi organisasi secara keseluruhan. Hal ini dilakukan secermat mungkin agar area-area kelemahan bisa diidentifikasi, untuk kemudian ditunjukkan kepada manajemen, dan selanjutnya ditawarkan rekomendasi untuk mempercepat proses perkembangan manajemen. Management audit merupakan konsep yang digunakan untuk maksud tersebut. Management audit digunakan untuk memastikan seberapa baik manajemen, baik dalam hubungan eksternalnya dengan pihak luar maupun efisiensi internalnya. Pemeriksaan dilakukan terhadap smoothness organisasi, mulai dari level teratas sampai level terbawah. Dengan demikian, hampir setiap aspek manajemen diperiksa, dan rekomendasi yang ditawarkan diharapkan bisa meningkatkan efisiensi dan profitabilitas (Batra, 1997). Management audit muncul karena kebutuhan akan penilaian yang independen atas kinerja manajemen pada berbagai level, termasuk level top manajemen (Ramanathan, 1990:292).

Sedikit perhatian yang diberikan kepada auditing tipe ini. Management audit pertama kali dikenal di United Kingdom pada tahun 1932, ketika T.G. Rose, yang dikenal lewat bukunya yang berjudul The Management Audit, mengajukan konsep ini lewat makalah yang dia presentasikan kepada Institute of Industrial Administration. Selanjutnya, konsep ini memperoleh perhatian yang lebih besar di USA (Batra, 1997). Management audit dianggap sebagai sebuah fenomena saat ini yang berasal dari audit keuangan eksternal, audit operasional internal dan konsultasi manajemen. Kebutuhan akan audit terhadap manajemen, termasuk direktur, muncul sebagai akibat dari pemisahan antara pemilik dengan pengendalian perusahaan, yang merupakan ciri dari perusahaan modern saat ini (Burrowes dan Persson, 2000). Operasi-operasi organisasi meningkat dari segi volume dan kompleksitas. Masalah-masalah manajerial yang muncul menimbulkan tekanan-tekanan baru pada level manajemen yang lebih tinggi.

B. Tujuan dan manfaat management audit

Menurut Hamilton (1986:1) tujuan dari management audit secara keseluruhan adalah untuk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas dari organisasi. Evaluasi ini bisa dilakukan pada perusahaan secara keseluruhan atau dibatasi pada lingkup departemen atau fungsi tertentu dalam organisasi. Evaluasi terhadap kinerja perusahaan ini dilakukan terhadap standar yang dibuat oleh manajemen atas dan pada saat yang sama digunakan untuk menilai keefektifan dari standar-standar dan kebijakan-kebijakan tersebut.

Ramanathan (1990:300) mengatakan bahwa management audit berkaitan dengan audit efisiensi, dimana tujuan utama dari audit efisiensi ini adalah untuk memastikan bahwa setiap unit mata uang diinvestasikan dalam modal atau tempat lain yang memberikan pengembalian yang optimum dan bahwa perencanaan investasi antara berbagai fungsi dan aspek yang berbeda dirancang untuk memberikan hasil yang optimum.

Tujuan management audit menurut Agoes (1996:173) adalah sebagai berikut :

1)      Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan.

2)      Untuk menilai apakah berbagai sumberdaya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.

3)      Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top management.

4)      Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management dalam memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Siagian (2001:13) mengatakan bahwa kalangan manajemen menunjukkan sambutannya terhadap perkembangan management audit, karena jika digunakan dengan tepat maka management audit bisa memberi manfaat yang besar, yaitu:

a.       Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan kegiatan operasional dalam perusahaan yang tidak memberikan kontribusi dalam perolehan keuntungan.

b.      Membantu manajemen dalam peningkatan produktifitas kerja dari berbagai komponen organisasi.

c.       Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan hambatan dan kendala yang dihadapi dalam mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan mengambil langkah strategik untuk mengatasi dan menghilangkannya.

d.      Memantapkan penerapan pendekatan kesisteman dalam menjalankan roda organisasi.

e.       Memungkinkan manajemen pada berbagai tingkat menentukan strategi yang tepat.

f.        Membantu manajemen merumuskan pedoman teknis operasional bagi para pelaksana berbagai kegiatan dalam perusahaan yang akan membantu para tenaga kerja operasional melakukan kegiatan masing-masing dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi.

g.       Mengidentifikasikan dengan tepat berbagai masalah dan tantangan yang dihadapi dalam manajemen sumber daya manusia.

h.       Membantu manajemen menilai perilaku bawahan dalam menyediakan informasi bagi pimpinan, sesuai dengan kebutuhan pimpinan pada berbagai hierarki perusahaan.

                                                                                                              

Berikut adalah beberapa manfaat management audit menurut Tunggal (2003:14), yaitu:

1.      Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan.

2.      Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan-laporan dan pengendalian.

3.      Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan, rencana-rencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.

4.      Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan preventif yang akan diambil.

5.      Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan.

6.      Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan.

7.      Menyediakan tempat pelatihan untuk personil dalam seluruh fase operasi perusahaan.

Apabila management audit dilakukan secara berkala, maka management audit bisa menunjukkan masalah ketika masalah tersebut masih berskala kecil. Dengan demikian, management audit merupakan alat manajemen yang membantu manajemen dalam mencapai tujuannya karena tindakan korektif dapat dilakukan untuk pemecahan masalah apabila ditemukan inefisiensi dan inefektifitas.

                                                                                 

C. Jenis-jenis management audit

Arens dan Loebbecke (2000:756) mengelompokkan management audit menjadi 3 jenis, yaitu functional, organizational, dan special assignment. Berikut penjelasan dari masing-masing jenis tersebut :

1.      Functional

Functional audit berkaitan dengan satu atau lebih fungsi didalam organisasi. Keuntungan dari functional audit adalah diperbolehkannya adanya spesialisasi oleh auditor. Auditor dalam staff internal audit bisa sangat ahli dalam sebuah bidang, misalnya fungsi production engineering. Mereka bisa secara efisisen menghabiskan waktu mereka untuk mengevaluasi fungsi-fungsi yang berkaitan. Fungsi production engineering berkaitan dengan fungsi manufacturing dan fungsi-fungsi lainnya dalam organisasi.

2.      Organizational

Organizational audit dalam sebuah organisasi berkaitan dengan seluruh unit organisasi, seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Penekanan dalam organizational audit adalah seberapa efektif dan efisien fungsi-fungsi tersebut berinteraksi. Perencanaan organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasi aktivitas-aktivitas yang ada sangat penting dalam tipe audit ini.

3.      Special Assignment

Dalam operational auditing, special assignment biasanya muncul karena permintaan manajemen. Jenis audit tipe ini cukup luas. Sebagai contoh, menentukan penyebab tidak efektifnya sistem IT, investigasi terhadap kemungkinan adanya fraud dalam sebuah divisi, dan pemberian rekomendasi untuk menurunkan harga pokok produksi.

Menurut Sayle (1988:21) management audit dikelompokkan menjadi tiga jenis sesuai dengan keragaman departemen mereka dan ruang lingkupnya sebagai berikut :
1.  Internal Audit

Management audit ini dapat dilakukan oleh perusahaan atau departemen, yang bersangkutan dengan sistem-sistem, prosedur-prosedur atau fasilitas-fasilitas. Auditor yang mengerjakan dapat dari perusahaan mereka sendiri (internal auditor) atau dengan menggaji auditor dari luar perusahaan (external auditor). Internal audit merupakan teknik dimana manajemen dapat merasakan masalah mereka sendiri dan menilai kinerja organisasi, kebutuhannya, titik kekuatan, dan kelemahannya. Disebutkan bahwa self audit merupakan bagian dari internal audit yang dilakukan oleh individual dalam sistem mereka sendiri, prosedur-prosedur, dan fasilitas-fasilitas agar dapat menilai kinerja, kebutuhan, kekuatan, dan kelemahannya.

2.  External audit

Management audit ini dilakukan oleh perusahaan terhadap pemasok mereka atau sub pemasok. Auditor dapat dari auditor internal maupun auditor eksternal. Management audit dikerjakan untuk menilai status kontrak atau perjanjian yang dibuat perusahaan pemasok atau sub pemasok untuk menentukan keadaan perusahaan atas barang yang akan diterima sesuai dengan yang dibayarkannya.

3.      Extrinsic Audit

Management audit ini dilakukan oleh pelanggan atau badan-badan yang berkaitan dengan peraturan atau suatu agen inspeksi. Audit ini meliputi pelanggan dari perusahaan-perusahaan pemasok dan sub pemasok.

Berkaitan dengan keterangan diatas maka management audit yang dilakukan pada fungsi pembelian termasuk dari jenis internal audit.

2. Perbedaan Management Audit dan Financial Audit

Persamaan antara audit manajemen dan audit finasial adalah melakukan evaluasi secara sistematik terhadap objek audit dan harus dilakukan oleh auditor yang kompeten dan independen.

Perbedaannya, Audit Finansial membatasi diri pada pemeriksaan atas kewajaran praktek akuntansi berdasarkan standar akuntansi yang diterima umum. Artinya Audit Finansial memverifikasi apakah laporan keuangan yang memuat informasi historis telah disajikan secara wajar. Sedangkan manajemen audit menggunakan data operasi termasuk data keuangan untuk memberi masukan bagi manajemen. Artinya manajemen audit menekankan pada rekomendasi perbaikan operasional mencakup setiap aspek ekonomis, efisiensi, dan efektifitas operasional perusahaan.

Berikut beberapa karakteristik perbedaan audit manajemen dengan audit finansial adalah :

1. Tujuan

Audit manajemen bertujuan menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas operasional. Sedangkan audit financial bertujuan memberikan opini tentang kewajaran lapoaran keuangan.

2. Ruang Lingkup

Audit manajemen melakukan audit atas operasi atau fungsi, sedangkan audit finansial atas data atau catatan keuangan.

3. Standar Penilaian             

Audit manajemen berdasarkan prinsip operasional manajemen sedangkan audit finansial berdasarkan prinsip akuntan yang berlaku umum.

4. Pengguna

Audit manajemen untuk membantu manajemen (intern) sedangkan audit finasial berguna bagi pihak luar organisasi (ekstern).

                            

3. Tahap-tahap Management Audit

Pendekatan management audit harus mengikuti langkah-langkah dasar tertentu untuk setiap pekerjaan meskipun mungkin tujuan dari pemeriksaan tersebut akan bermacam-macam. Berikut adalah langkah-langkah tersebut menurut Hamilton (1986:5) :

1.      Definisi ruang lingkup pekerjaan

Management audit bisa dilakukan dalam lingkup yang umum dan audit akan meliputi suatu penilaian terinci atas tiap-tiap aspek operasional organisasi. Management audit juga bisa dilakukan atas suatu masalah tertentu untuk mencari bukti-bukti yang menjadi penyebabnya serta merekomendasikan tindakan koreksi tertentu.

2.      Perencanaan, persiapan dan organisasi

Ketika suatu lingkup pekerjaan sudah ditentukan, tim audit akan membuat suatu tindakan perencanaan atas pelaksaanaan pekerjaan. Perencanaan meliputi langkah-langkah yang harus dilakukan dan estimasi waktu yang diperlukan untuk mencapai setiap tahap pekerjaan. Tiap sumber bukti yang berkaitan dengan area yang diperiksa harus dianalisa secara mendalam dan terus diperbaharui.

3.      Pengumpulan fakta dan dokumentasi informasi terbaru

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan informasi data yang berkaitan dengan area lingkup pekerjaan yang ditentukan. Data bisa diperoleh dari surat menyurat, kebijakan dan prosedur, serta semua informasi informal lainnya yang bisa diperoleh secara langsung dari karyawan lewat wawancara.

4.      Riset dan analisa

Tahap ini merupakan tahap yang paling penting dalam proses management audit. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan bukti dan fakta-fakta yang dianggap penting dalam mendukung laporan akhir yang akan diserahkan kepada top manajemen.

5.      Laporan

Tahap ini meliputi ringkasan atas pekerjaan yang dilakukan, gambaran mengenai ruang lingkup pekerjaan, rincian mengenai temuan-temuan utama dan diskusi mengenai alternatif-alternatif yang dapat digunakan top manajemen untuk mengurangi permasalahan yang ada.

                                                               

Berikut adalah tahapan dalam management audit menurut Leo herbert yang dikutip oleh Agoes (1996:176), yaitu:

1.      Prelimenary Survey (Survei Pendahuluan)

Tujuan dari survey pendahuluan adalah untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang, dalam waktu yang relatif singkat, mengenai semua aspek organisasi, kegiatan, program, atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan

2.      Review and Testing of Management Control System (Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen)

Tahap ini dimaksudkan untuk mendapatkan bukti-bukti mengenai ketiga elemen dari tentative audit objective (tujuan pemeriksaan sementara), yaitu criteria, causes dan effects, dengan melakukan pengetesan terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen dan untuk memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah kompeten jika audit diperluas dalam detailed examination (pengujian terinci). Criteria merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan, causes adalah tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku, dan effects adalah akibat dari tindakan-tindakan menyimpang dari standar yang berlaku.

3.      Detailed Examination (Pengujian Terinci)

Pada tahap ini auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material dan relevan untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan penyimpangan-penyimpangan terhadap criteria dalam firm audit objective (tujuan pemeriksaan yang pasti), dan bagaimana effects dari penyimpangan-penyimpangan tersebut dan besar kecilnya effects tersebut yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

4.      Report Development (Pengembangan Laporan)

Temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan dan saran dan harus direview oleh audit manager sebelum didiskusikan dengan auditee. Komentar dari auditee mengenai apa yang disajikan dalam konsep laporan harus diperoleh (sebaiknya secara tertulis).

Letter of Refusal

10th November, 2010

Ms. Neil McKenedie

Human Resources Manager,

Infrastructure and Implementation Division,

McKenedie Company

Dear Ms. McKenedie,

I'm glad to thank you for offering me a position of project manager of New York Project Development Work (NYPDW). I'm also thankful to you for spending your precious time in discussing details of the position and giving your time in considering my offer.

McKenedie company is a reputed and competitive firm with innumerable career opportunities for its employees. There are various aspects of this organization that have always attracted me to apply for the post of project manager position and I'm glad to have succeeded in your tough screening exams and interview.

However, I feel that owing to various personal reasons, I have to decline your profitable and generous offer. This would be better for both of us in our mutual interests. This turned out to be a very tough decision for me but I believe at this point of my career, this would the most adequate decision for me.

Again, I thank you for your time and consideration. It was a pleasure meeting you and knowing about your firm.

Sincerely,

Welthi Sugiarti

active and passive voice

1. Active : You have not pay bills.
Passive : Your bill has not been paid.

2. Active : I will bring a book to library

Passive : A book will be brought by me to library

3. Active : The board did not show a direct interest.
Passive : No immediate interest was shown by the board.

4. Active : We cannot find any record of this account.
Passive : No record of an account that can be our found.

5. Active : We will have to make cuts in wages nd shorten vacation.
Passive : Salary cuts will have to be made and holidays shortened.

6. Active : We have made a mistake and incurred a loss.
Passive : A mistake was made and the losses experienced by our.

7. Active : You have an account limited to £207. We have made arrangement to forward a statement so that you can be checked for proper position.
Passive : Your account has been overdrawn to the extent of £207. Arrangements have been made to have a statement forwarded to you so that your exact position can be checked.

making an enquiry and booking accommodation

Dear Mr Michell Boy Frenclin,

This is to enquire about the availability of accommodation in your hotel in November this year. we go to visit Paris for ten days from November 10 to 20 and intends to stay at your hotel. Please confirm reservation of a Concorde La Fayette Hotel. We want :
Room type:  double romantic room
Booking of special facilities : sauna, spa, salon etc. which need to be reserved before using them, you may wish to book this in advance to avoid waiting.
Thank you for your attention to the above. Please confirm.
Thanking you,

Yours sincerely,


Welthi Sugiarti

Demand Letter

February 27, 2009

Stiven Kevin William Aprilio

29 Hackney St, Baguio City

101190

Dear Mr. Stiven Kevin :

This refers to your contract-to-Sell (CTS) account assigned by the developer to LOVE fund to secure your housing loan.

It appears from our records that you are in arrears in your housing loan installment for seventeen(17) consecutive months, amounting to twenty seven thousand two hundred seven dollars ($27,207). The total amount due, including your current installment/ underpayment/penalties, is twenty nine thousand one hundred seven dollars ($39, 107). Attached, for your reference, is a copy of your Statement of Account.

Please be advised that your account is already in default for failure to pay your arrearages within the 60-day grace period prescribed in your CTS. In view thereof, LAST adn FINAL DEMAND is hereby made upon you to settle your account within seventeen (17) days from receipt of this letter at any LOVE fund Branch or any of our accredited collecting agents/banks

If we do not receive your payment within the given period, we will be constrained to apply your Total Accumulated Value (TAV) to your housing loan arrearages. Also we will cancle/rescind the said CTS. In such a case, you will have to vacate your housing unit and surrender the same to the LOVE fund.

Please pay immediately attention on this matter.

If payment has been made, please disregard this notice Should you have any question/inquiry regarding this Notice/Billing Statement, you may visit our office or call us at telephone no/s . 89752510 telefax 949433 and look for Stiven Kevin.

Very trully yours,

WeLthi Sugiarti

Branch Manager

Modal AuxiLiaries

Modal Auxiliaries

Other helping verbs, called modal auxiliaries or modals, such as can, could, may, might, must, ought to, shall, should, will, and would, do not change form for different subjects. For instance, try substituting any of these modal auxiliaries for can with any of the subjects listed below.

There is also a separate section on the Modal Auxiliaries, which divides these verbs into their various meanings of necessity, advice, ability, expectation, permission, possibility, etc., and provides sample sentences in various tenses. See the section on Conditional Verb Forms for help with the modal auxiliary would. The shades of meaning among modal auxiliaries are multifarious and complex. Most English-as-a-Second-Language textbooks will contain at least one chapter on their usage. For more advanced students, A University Grammar of English, by Randolph Quirk and Sidney Greenbaum, contains an excellent, extensive analysis of modal auxiliaries.

Helping verbs or auxiliary verbs such as will, shall, may, might, can, could, must, ought to, should, would, used to, need are used in conjunction with main verbs to express shades of time and mood. The combination of helping verbs with main verbs creates what are called verb phrases or verb strings. In the following sentence, "will have been" are helping or auxiliary verbs and "studying" is the main verb; the whole verb string is underlined:

• As of next August, I will have been studying chemistry for ten years.

Students should remember that adverbs and contracted forms are not, technically, part of the verb. In the sentence, "He has already started." the adverb already modifies the verb, but it is not really part of the verb. The same is true of the 'nt in "He hasn't started yet" (the adverb not, represented by the contracted n't, is not part of the verb, has started).

Shall, will and forms of have, do and be combine with main verbs to indicate time and voice. As auxiliaries, the verbs be, have and do can change form to indicate changes in subject and time.

• I shall go now.
• He had won the election.
• They did write that novel together.
• I am going now.
• He was winning the election.
• They have been writing that novel for a long time.

Uses of Shall and Will and Should

In England, shall is used to express the simple future for first person I and we, as in "Shall we meet by the river?" Will would be used in the simple future for all other persons. Using will in the first person would express determination on the part of the speaker, as in "We will finish this project by tonight, by golly!" Using shall in second and third persons would indicate some kind of promise about the subject, as in "This shall be revealed to you in good time." This usage is certainly acceptable in the U.S., although shall is used far less frequently. The distinction between the two is often obscured by the contraction 'll, which is the same for both verbs.

In the United States, we seldom use shall for anything other than polite questions (suggesting an element of permission) in the first-person:

• "Shall we go now?"
• "Shall I call a doctor for you?"

(In the second sentence, many writers would use should instead, although should is somewhat more tentative than shall.) In the U.S., to express the future tense, the verb will is used in all other cases.

Shall is often used in formal situations (legal or legalistic documents, minutes to meetings, etc.) to express obligation, even with third-person and second-person constructions:

• The board of directors shall be responsible for payment to stockholders.
• The college president shall report financial shortfalls to the executive director each semester."

Should is usually replaced, nowadays, by would. It is still used, however, to mean "ought to" as in

• You really shouldn't do that.
• If you think that was amazing, you should have seen it last night.

In British English and very formal American English, one is apt to hear or read should with the first-person pronouns in expressions of liking such as "I should prefer iced tea" and in tentative expressions of opinion such as

• I should imagine they'll vote Conservative.

I should have thought so.

Uses of Do, Does and Did

In the simple present tense, do will function as an auxiliary to express the negative and to ask questions. (Does, however, is substituted for third-person, singular subjects in the present tense. The past tense did works with all persons, singular and plural.)

• I don't study at night.
• She doesn't work here anymore.
• Do you attend this school?
• Does he work here?

These verbs also work as "short answers," with the main verb omitted.

• Does she work here? No, she doesn't work here.

With "yes-no" questions, the form of do goes in front of the subject and the main verb comes after the subject:

• Did your grandmother know Truman?
• Do wildflowers grow in your back yard?

Forms of do are useful in expressing similarity and differences in conjunction with so and neither.

• My wife hates spinach and so does my son.
• My wife doesn't like spinach; neither do I.

Do is also helpful because it means you don't have to repeat the verb:

• Larry excelled in language studies; so did his brother.
• Raoul studies as hard as his sister does.

The so-called emphatic do has many uses in English.

1. To add emphasis to an entire sentence: "He does like spinach. He really does!"
2. To add emphasis to an imperative: "Do come in." (actually softens the command)
3. To add emphasis to a frequency adverb: "He never did understand his father." "She always does manage to hurt her mother's feelings."
4. To contradict a negative statement: "You didn't do your homework, did you?" "Oh, but I did finish it."
5. To ask a clarifying question about a previous negative statement: "Ridwell didn't take the tools." "Then who did take the tools?"
6. To indicate a strong concession: "Although the Clintons denied any wrong-doing, they did return some of the gifts."

In the absence of other modal auxiliaries, a form of do is used in question and negative constructions known as the get passive:

• Did Rinaldo get selected by the committee?
• The audience didn't get riled up by the politician.

Uses of Have, Has and Had

Forms of the verb to have are used to create tenses known as the present perfect and past perfect. The perfect tenses indicate that something has happened in the past; the present perfect indicating that something happened and might be continuing to happen, the past perfect indicating that something happened prior to something else happening. (That sounds worse than it really is!) See the section on Verb Tenses in the Active Voice for further explanation; also review material in the Directory of English Tenses.

To have is also in combination with other modal verbs to express probability and possibility in the past.

• As an affirmative statement, to have can express how certain you are that something happened (when combined with an appropriate modal + have + a past participle): "Georgia must have left already." "Clinton might have known about the gifts." "They may have voted already."
• As a negative statement, a modal is combined with not + have + a past participle to express how certain you are that something did not happen: "Clinton might not have known about the gifts." "I may not have been there at the time of the crime."
• To ask about possibility or probability in the past, a modal is combined with the subject + have + past participle: "Could Clinton have known about the gifts?"
• For short answers, a modal is combined with have: "Did Clinton know about this?" "I don't know. He may have." "The evidence is pretty positive. He must have."

To have (sometimes combined with to get) is used to express a logical inference:

• It's been raining all week; the basement has to be flooded by now.
• He hit his head on the doorway. He has got to be over seven feet tall!

Have is often combined with an infinitive to form an auxiliary whose meaning is similar to "must."

• I have to have a car like that!
• She has to pay her own tuition at college.
• He has to have been the first student to try that.

1. Uses of Can and Could

A. The modal auxiliary can is used

• to express ability (in the sense of being able to do something or knowing how to do something): He can speak Spanish but he can't write it very well.
• to expression permission (in the sense of being allowed or permitted to do something):
  Can I talk to my friends in the library waiting room? (Note that can is less formal than may. Also, some writers will object to the use of can in this context.)
• to express theoretical possibility: American automobile makers can make better cars if they think there's a profit in it.

B. The modal auxiliary could is used

• to express an ability in the past:

I could always beat you at tennis when we were kids.

• to express past or future permission:

Could I bury my cat in your back yard?

• to express present possibility:

We could always spend the afternoon just sitting around talking.

• to express possibility or ability in contingent circumstances:

If he studied harder, he could pass this course.

In expressing ability, can and could frequently also imply willingness: Can you help me with my homework?

2. Can versus May

Whether the auxiliary verb can can be used to express permission or not — "Can I leave the room now?" ["I don't know if you can, but you may."] — depends on the level of formality of your text or situation. As Theodore Bernstein puts it in The Careful Writer, "a writer who is attentive to the proprieties will preserve the traditional distinction: can for ability or power to do something, may for permission to do it.

The question is at what level can you safely ignore the "proprieties." Merriam-Webster's Dictionary, tenth edition, says the battle is over and can can be used in virtually any situation to express or ask for permission. Most authorities, however, recommend a stricter adherence to the distinction, at least in formal situations.

3. Uses of May and Might

Two of the more troublesome modal auxiliaries are may and might. When used in the context of granting or seeking permission, might is the past tense of may. Might is considerably more tentative than may.

• May I leave class early?
• If I've finished all my work and I'm really quiet, might I leave early?

In the context of expressing possibility, may and might are interchangeable present and future forms and might + have + past participle is the past form:

• She might be my advisor next semester.
• She may be my advisor next semester.
• She might have advised me not to take biology.

Avoid confusing the sense of possibility in may with the implication of might, that a hypothetical situation has not in fact occurred. For instance, let's say there's been a helicopter crash at the airport. In his initial report, before all the facts are gathered, a newscaster could say that the pilot "may have been injured." After we discover that the pilot is in fact all right, the newscaster can now say that the pilot "might have been injured" because it is a hypothetical situation that has not occurred. Another example: a body had been identified after much work by a detective. It was reported that "without this painstaking work, the body may have remained unidentified." Since the body was, in fact, identified, might is clearly called for.

4. Uses of Will and Would

In certain contexts, will and would are virtually interchangeable, but there are differences. Notice that the contracted form 'll is very frequently used for will.

Will can be used to express willingness:

• I'll wash the dishes if you dry.
• We're going to the movies. Will you join us?

It can also express intention (especially in the first person):

• I'll do my exercises later on.

and prediction:

• specific: The meeting will be over soon.
• timeless: Humidity will ruin my hairdo.
• habitual: The river will overflow its banks every spring.

Would can also be used to express willingness:

• Would you please take off your hat?

It can also express insistence (rather rare, and with a strong stress on the word "would"):

• Now you've ruined everything. You would act that way.

and characteristic activity:

• customary: After work, he would walk to his home in West Hartford.
• typical (casual): She would cause the whole family to be late, every time.

In a main clause, would can express a hypothetical meaning:

• My cocker spaniel would weigh a ton if I let her eat what she wants.

Finally, would can express a sense of probability:

• I hear a whistle. That would be the five o'clock train.

5. Uses of Used to

The auxiliary verb construction used to is used to express an action that took place in the past, perhaps customarily, but now that action no longer customarily takes place:

• We used to take long vacation trips with the whole family.

The spelling of this verb is a problem for some people because the "-ed" ending quite naturally disappears in speaking: "We yoostoo take long trips." But it ought not to disappear in writing. There are exceptions, though. When the auxiliary is combined with another auxiliary, did, the past tense is carried by the new auxiliary and the "-ed" ending is dropped. This will often happen in the interrogative:

• Didn't you use to go jogging every morning before breakfast?
• It didn't use to be that way.

Used to can also be used to convey the sense of being accustomed to or familiar with something:

• The tire factory down the road really stinks, but we're used to it by now.
• I like these old sneakers; I'm used to them.

Used to is best reserved for colloquial usage; it has no place in formal or academic text.